ISO ‒ co to jest? Wszystko, co musisz wiedzieć o systemach zarządzania

ludzie w firmie
ludzie w firmie

Współcześnie liczy się nie tylko to, co robisz jako firma, ale JAK to robisz. Nacisk na jakość to bardzo pozytywny trend, dzięki któremu organizacje usprawniają swoje działania, oferując coraz lepsze produkty i usługi, polepszając wewnętrzne standardy i troszcząc się o coś więcej niż wartości materialne. Jaka w tym rola ISO? Co to właściwie jest i dlaczego warto zaznajomić się z międzynarodowymi standardami jakości? Najważniejsze informacje zebraliśmy w niniejszym artykule.

Co to jest ISO?

Zrozumienie pojęcia jakości to pierwszy krok do poznania systemów zarządzania. Dlatego przed lekturą niniejszego artykułu zachęcamy do zapoznania się z naszym tekstem na temat definicji i znaczenia jakości – to właśnie jakość stanowi fundament każdego systemu zarządzania.

ISO – co oznacza ten skrót i co się za nim kryje?

ISO to akronim od International Organization for Standardization – Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej z siedzibą w Genewie, która opracowuje i publikuje uznawane na całym świecie normy międzynarodowe. Normy ISO definiują wymagania dotyczące efektywnego funkcjonowania organizacji w takich obszarach jak jakość, środowisko, bezpieczeństwo pracy, zarządzanie energią czy bezpieczeństwo informacji.

 

Ciekawostką jest, że słowo „iso” pochodzi z języka greckiego (ísos) i oznacza „równy” – co symbolicznie odnosi się do idei ujednoliconych, równych dla wszystkich standardów obowiązujących niezależnie od kraju, branży czy wielkości organizacji.

Co oznacza ISO dla firm?

ISO to zestaw wymagań i wytycznych umożliwiających skuteczne zarządzanie procesami, jakością wyrobów i usług, zgodnością prawną oraz ciągłym doskonaleniem organizacji. Wdrożenie i certyfikacja systemu zarządzania zgodnego z jedną lub kilkoma normami ISO potwierdza, że organizacja działa zgodnie z najlepszymi międzynarodowymi praktykami.

 

Certyfikat ISO to globalnie rozpoznawalny dowód rzetelności i transparentności organizacji – sygnał dla klientów, partnerów i kontrahentów, że firma spełnia międzynarodowe standardy w zakresie jakości, bezpieczeństwa, ochrony środowiska czy zarządzania informacjami.

ISO – standard na miarę XXI wieku

W realiach, gdzie jakość, bezpieczeństwo i odpowiedzialność społeczna stanowią kluczowe czynniki sukcesu, normy ISO są fundamentem nowoczesnego i zrównoważonego zarządzania. To nie tylko zestaw procedur – to strategiczny wybór organizacji, która chce działać efektywnie, transparentnie i w zgodzie z najlepszymi praktykami.

 

Choć wdrożenie norm ISO nie jest obowiązkowe, coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega realną wartość certyfikacji. W dobie globalnej konkurencji, posiadanie certyfikowanego systemu zarządzania zgodnego z wymaganiami ISO staje się wyznacznikiem wiarygodności, rzetelności i odpowiedzialności biznesowej.

Czym jest system ISO?

To zintegrowane lub pojedyncze systemy zarządzania oparte na międzynarodowych normach, które dostarczają organizacjom sprawdzonych narzędzi do skutecznego zarządzania określonymi obszarami działalności – jakością (ISO 9001), środowiskiem (ISO 14001), bezpieczeństwem pracy (ISO 45001), energią (ISO 50001) czy bezpieczeństwem informacji (ISO 27001). Normy te wspierają optymalizację procesów, identyfikację ryzyk i szans oraz ciągłe doskonalenie.

 

Nic więc dziwnego, że partnerzy biznesowi i klienci coraz częściej oczekują potwierdzenia zgodności z normami ISO przed podjęciem współpracy. Certyfikat ISO jest dla nich jednoznacznym sygnałem, że firma spełnia międzynarodowe wymagania i zarządza w sposób odpowiedzialny oraz powtarzalny.

Dlaczego firmy wdrażają systemy zarządzania zgodne z ISO?

Najczęstsze powody wdrażania systemów zarządzania, to:

 

  • dostosowanie działań organizacji do oczekiwań klientów i wymagań rynku,
  • standaryzacja procesów i uporządkowanie struktury organizacyjnej,
  • poprawa efektywności działania, minimalizacja błędów i strat,
  • uzyskanie certyfikatu potwierdzającego spełnianie międzynarodowych standardów i możliwość czerpania korzyści z jego posiadania (np. udział w przetargach, budowa zaufania, rozwój rynków zbytu).

Co to jest norma ISO?

Z technicznego punktu widzenia norma ISO to uzgodniony, opublikowany dokument, opracowany przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO), który zawiera wymagania, zalecenia lub specyfikacje dotyczące określonego obszaru działalności organizacji. Normy te stanowią międzynarodowe standardy zarządzania, stosowane w celu poprawy jakości, bezpieczeństwa, efektywności i zgodności z przepisami prawa.

Dla właściciela firmy lub osoby zarządzającej organizacją norma ISO to przede wszystkim źródło wiedzy o tym:

  • jakie wymagania należy spełnić, aby wdrożyć skuteczny system zarządzania,
  • jak zorganizować działania organizacji, by zapewnić ich spójność, efektywność i zgodność z najlepszymi praktykami.

Wdrożenie normy ISO pozwala na uporządkowanie procesów, standaryzację działań oraz poprawę efektywności operacyjnej. Co istotne, systemy zarządzania zgodne z normami ISO są powszechnie rozpoznawane i cenione na całym świecie – dzięki czemu ułatwiają nawiązywanie relacji handlowych, budują zaufanie i umożliwiają ekspansję na rynki zagraniczne.

Nie ma znaczenia, czy firma działa na rynku od lat, czy została założona niedawno – każda organizacja, niezależnie od wielkości i branży, może wdrożyć system zarządzania zgodny z wybraną normą ISO i ubiegać się o jego certyfikację.

Jak może pomóc WISO Group?

Oferujemy kompleksowe wsparcie we wdrażaniu systemów zarządzania: od analizy i mapowania procesów, opracowania dokumentacji i określenia celów, po doradztwo w zakresie zmian organizacyjnych, przeprowadzenie audytu wewnętrznego oraz przygotowanie do audytu certyfikującego. Świadczymy również usługi stałej obsługi systemów zarządzania, zapewniając ich ciągłe doskonalenie i zgodność z aktualnymi wymaganiami norm.

 

Od czego zacząć? Przykłady najczęściej wdrażanych norm ISO:

 

  • ISO 9001 – system zarządzania jakością: uniwersalny standard stosowany w każdej branży,
  • ISO 45001 – system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy: szczególnie istotny w sektorach o podwyższonym ryzyku (budownictwo, przemysł),
  • ISO 14001 – system zarządzania środowiskowego: dedykowany firmom, które chcą ograniczać wpływ na środowisko,
  • ISO 27001 – system zarządzania bezpieczeństwem informacji: rekomendowany dla organizacji przetwarzających dane poufne (np. IT, finanse, administracja),
  • ISO 22000 – system zarządzania bezpieczeństwem żywności: obowiązujący w sektorze spożywczym, gastronomicznym i przetwórczym.

Aktualnie opublikowano ponad 24 000 norm ISO – niemal każda branża znajdzie wśród nich standardy odpowiadające swoim potrzebom. 

Certyfikat ISO – co to takiego i komu przysługuje?

Certyfikat ISO to formalny dokument potwierdzający, że organizacja wdrożyła i skutecznie stosuje system zarządzania zgodny z wymaganiami określonej normy ISO. Certyfikat jest wydawany przez niezależną, akredytowaną jednostkę certyfikującą po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego i wydaniu pozytywnej decyzji o certyfikacji.

Co zawiera certyfikat ISO?

Certyfikat ISO to oficjalny dokument, który zazwyczaj zawiera:

 

  • nazwę i dane identyfikacyjne organizacji,
  • numer i tytuł normy ISO, której dotyczy system zarządzania,
  • zakres certyfikacji (obszar działalności objęty systemem zarządzania),
  • datę wydania oraz okres ważności certyfikatu,
  • nazwę, logo oraz numer akredytacji jednostki certyfikującej,
  • unikalny numer certyfikatu.

Ważne: certyfikaty ISO nie są wydawane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO), lecz przez jednostki certyfikujące, które posiadają stosowne akredytacje, potwierdzające ich kompetencje.

Certyfikacja ma charakter czasowy – zazwyczaj certyfikat jest ważny przez trzy lata. W tym okresie jednostka certyfikująca przeprowadza coroczne audyty nadzoru, a po upływie okresu ważności wymagany jest audyt recertyfikacyjny, aby przedłużyć ważność certyfikatu.

Procedury ISO – co to takiego?

W przeciwieństwie do norm ISO, które są dokumentami zewnętrznymi i uniwersalnymi, procedury ISO to dokumenty wewnętrzne opracowywane przez organizację. Ich celem jest uszczegółowienie sposobu realizacji poszczególnych procesów zgodnie z wymaganiami normy i specyfiką działalności firmy.

Przykładowe procedury w systemach zarządzania:

  • obsługa reklamacji klienta (np. wg ISO 9001),
  • postępowanie z odpadami i substancjami niebezpiecznymi (np. wg ISO 14001),
  • tworzenie i przywracanie kopii zapasowych danych (np. wg ISO 27001),
  • organizacja szkoleń BHP i reagowanie na zdarzenia niebezpieczne (np. wg ISO 45001).

Każda procedura powinna być udokumentowana, jasno określać odpowiedzialności, działania i sposób ich realizacji oraz być łatwo dostępna dla osób zaangażowanych w proces. Dobrze opracowane procedury wspierają spójność działania, redukują ryzyko błędów i zapewniają zgodność z wymaganiami normy.

Najczęstsze pytania klientów WISO Group w kontekście ISO – nasze odpowiedzi

Kto musi mieć ISO?

Wdrożenie systemu zarządzania zgodnego z normą ISO nie jest obowiązkowe – żadne przepisy prawa nie nakładają na organizacje wymogu posiadania certyfikatu ISO. Jednak w wielu przypadkach jest on wymagany w postępowaniach przetargowych, konkursach ofert, a także przez dużych kontrahentów jako warunek nawiązania współpracy.

 

Dlatego bardziej trafne pytanie brzmi: „kto powinien mieć ISO?” – a odpowiedź zależy od celów i ambicji organizacji. Certyfikacja systemu zarządzania to strategiczna decyzja, która przynosi wymierne korzyści:

 

  • uporządkowanie procesów i zwiększenie efektywności wewnętrznej,
  • poprawa jakości produktów i usług,
  • redukcja kosztów operacyjnych,
  • wzmocnienie wiarygodności i zaufania w oczach klientów, partnerów i instytucji publicznych,
  • wzrost konkurencyjności rynkowej (również w przetargach),
  • lepsze zrozumienie obowiązujących zasad wśród pracowników i większe zaangażowanie zespołu.

Organizacja posiadająca certyfikat ISO podlega cyklicznym audytom zewnętrznym prowadzonym przez jednostkę certyfikującą. Audyty te mają na celu ocenę, czy system zarządzania jest nadal zgodny z wymaganiami normy oraz czy organizacja utrzymuje i doskonali wdrożone rozwiązania.

 

Przykład: Firma posiadająca certyfikat ISO 45001 (system zarządzania BHP) musi wykazać, że nadal aktywnie zarządza ryzykiem zawodowym, monitoruje zagrożenia oraz podejmuje działania na rzecz poprawy warunków pracy. Certyfikat nie jest przyznawany raz na zawsze – jego utrzymanie wymaga potwierdzenia zgodności w trakcie audytów nadzorczych.

Audyt zewnętrzny to formalna ocena systemu zarządzania przeprowadzana przez niezależną jednostkę certyfikującą. Jego kluczowe etapy to:

 

  • obserwacja rzeczywistego przebiegu procesów i ich zgodności z normą,
  • wywiady z pracownikami i przedstawicielami kierownictwa,
  • przegląd dokumentacji systemowej (procedur, zapisów, analiz ryzyka itp.),
  • przygotowanie raportu zawierającego ustalenia audytowe i ewentualne niezgodności.

Zazwyczaj audyty zewnętrzne są zapowiedziane i planowane z wyprzedzeniem, co umożliwia organizacji przygotowanie się – np. przy wsparciu konsultanta z WISO Group. W wyjątkowych sytuacjach (np. skargi klientów, poważne incydenty) jednostka certyfikująca może przeprowadzić audyt nadzwyczajny, niezapowiedziany.

Certyfikaty ISO są wydawane przez akredytowane jednostki certyfikujące, które działają na podstawie uznanych standardów (np. ISO/IEC 17021). W Polsce nadzór nad tym procesem sprawuje Polskie Centrum Akredytacji (PCA) – to na jego stronie znajduje się oficjalna lista jednostek posiadających ważną akredytację.

Chcesz dowiedzieć
się więcej?

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Napisz lub zadzwoń, by poznać szczegóły współpracy.





    WISO, członek zespołu, Martyna

    Zobacz także:

    bezpieczeństwo i higiena pracy na budowie

    Bezpieczeństwo i higiena pracy ‒ czym jest i jak ją zapewnić?

    Ochrona zdrowia i życia pracowników powinna być bardzo ważnym aspektem dla każdego przedsiębiorcy. W związku z tym w firmach wprowadza się zasady mające na celu podejmowanie działań zmierzających do poprawy warunków bezpiecznej pracy pracowników. Wlicza się w to zarówno organizację pracy z uwzględnieniem odpowiednich środków ochrony osobistej, ale też przygotowanie samego stanowiska pracy, które zminimalizuje ryzyko wystąpienia wypadków czy chorób zawodowych.

    Czytaj dalej
    Powrót do bloga
    Wiso

    WISO GROUP Sp. z o.o.

    ul. Rynek 29/5
    32-300 Olkusz
    NIP: 6372199840

    Usługi

    Wdrożenie Systemów Zarządzania
    Obsługa abonamentowa
    Audyt Systemowy firmy
    Szkolenia zamknięte i otwarte​
    Oferta szkoleń WISO
    Obsługa środowiskowa
    Ocena zgodności z wymaganiami prawnymi

    Produkty

    ISO 9001​
    ISO 14001
    ISO 45001
    ISO 50001
    ISO 27001
    ISO/IEC 42001
    ISO 19443
    BDO, SUP, KOBIZE

    Więcej o nas

    Polityka prywatności
    Baza Usług Rozwojowych
    Kontakt

    Wszystkie prawa zastrzeżone. Copyright 2021-23 – WISO GROUP.

    Chcesz dowiedzieć się więcej?