System Zarządzania Jakością ISO 9001

Co to jest norma ISO 9001 i dlaczego jest ważna?

ISO 9001 jest międzynarodowym standardem zarządzania jakością, którego głównym założeniem jest wspomaganie przedsiębiorstw w doskonaleniu jakości oferowanych usług i/lub produktów. System zarządzania jakością ISO 9001 jest na tyle uniwersalny, że jego wprowadzenie jest możliwe w każdej branży, bez względu na wielkość organizacji ‒ wymaga jedynie odpowiedniego dopasowania, najlepiej przy współpracy ze specjalistą. 

Dla kogo jest przeznaczona norma ISO 9001?

Wdrożenie systemu zarządzania jakością może przynieść wiele korzyści zarówno firmom przemysłowym, usługowym jak i handlowych, a nawet instytucjom publicznym. Norma ISO 9001 jest przeznaczona dla każdej organizacji, która chce poprawić jakość zarządzania w swojej firmie.

Jakich korzyści można spodziewać się po wdrożeniu ISO 9001?

Wiele osób może na pierwszy rzut oka kojarzyć wdrożenie systemu zarządzania jakością z pasmem zmian, które będą wymagać zaangażowania i wysiłku zarówno ze strony pracowników, jak i kadry zarządzającej. Ich współpraca, świadomość i odpowiedzialność za jakość są niezbędne do osiągnięcia celów związanych z poprawą jakości i zwiększeniem efektywności procesów. Jednak w perspektywie długoterminowej wdrożenie ISO 9001 wiąże się z wieloma atutami i przynosi firmie konkretne korzyści. Co zatem może zmienić się w Twoim biznesie po wprowadzeniu tego standardu?

• Efektywność operacyjna na wyższym poziomie. Jednym z kluczowych efektów wprowadzenia normy ISO 9001 jest optymalizacja pracy przedsiębiorstwa: lepsze zarządzanie procesami operacyjnymi, czasem pracy, a nawet przepływem informacji skutkują wyższym poziomem sprawczości podejmowanych działań. Dodatkową zaletą są przejrzyste procedury i podział obowiązków, który daje większą kontrolę nad zadaniami, a w rezultacie większą efektywność.
• Lepsze produkty i usługi. Do określonych standardów jakości należy również dopasować proces produkcyjny, a także usługowy. Sprzyjają temu regularne audyty wewnętrzne, które stale monitorują wskaźniki jakości, wskazują obszary wymagające poprawy, a w konsekwencji pozwalają zapewnić klientom wysokiej jakości doświadczenia ze współpracy biznesowej.
• Więcej stałych klientów i partnerów biznesowych. Wyższa jakość oferty to bezpośredni czynnik, który sprawia, że firma nabiera zaufania w środowisku branżowym, a także wśród klientów. Co więcej, certyfikacja ISO 9001 często otwiera nowe możliwości współpracy, szczególnie w branżach, w których jest ona preferowana lub wymagana w postępowaniach ofertowych.
• Większa skuteczność w zarządzaniu ryzykiem. Prowadzenie działań biznesowych zgodnie ze standardami norm ISO 9001 pozwala sprawniej identyfikować, a dzięki temu również minimalizować występowanie ryzyka. Firmy szybciej reagują na pojawiające się problemy i są przygotowane do ich eliminowania, zanim przerodzą się one w większe straty.
• Wyższy poziom konkurencyjności w branży. Certyfikat ISO 9001 daje firmom prestiż nie tylko na papierze. To realne wyróżnienie przedsiębiorstwa na tle konkurencji, przy pomocy lepszej organizacji pracy czy większego nacisku na dbałość o klienta i jego potrzeby. Wybór organizacji działającej zgodnie z normą ISO 9001 może być też kluczowy, nie tylko w przypadku projektów publicznych, ale również krajowych międzynarodowych.

Wymagania normy ISO 9001

Wśród kluczowych wymagań, jakie stawia przed firmami system zarządzania jakością według europejskiej normy ISO 9001:2015, warto zwrócić uwagę na kilka z nich:

• Zorientowanie na klienta ‒ to jeden z najważniejszych elementów w procesie wprowadzania systemu zarządzania jakością w firmie. Tylko zrozumienie potrzeb i oczekiwań klientów może pozwolić na kreowanie produktów i usług, które będą satysfakcjonowały odbiorców.
• Zaangażowane kierownictwo ‒ skuteczny system zarządzania jakością nie jest możliwy bez aktywnie uczestniczących w nim liderów. Ich zadaniem jest jasne określanie celów jakościowych, wspieranie pracowników i dbanie o efektywność funkcjonowania całego systemu.
• Ciągłe doskonalenie ‒ system zarządzania jakością wymaga stałego monitorowania i bieżącego wprowadzania zmian ulepszających jego działanie. Procesy doskonalenia obejmują także zwiększanie kompetencji pracowników we wszystkich najważniejszych obszarach funkcjonowania organizacji.
• Decyzje wynikiem analiz ‒ w firmach działających w oparciu o najwyższe standardy jakości nie ma miejsca na podejmowanie decyzji w oderwaniu od rzeczywistości. Tutaj każda z nich jest podparta wskaźnikami, statystykami i bieżącymi wynikami.

Jak wygląda proces certyfikacji?

Pierwszym krokiem w zdobyciu certyfikatu potwierdzającego działanie zgodne z normą 9001 jest spełnienie jej wymagań, w tym opracowanie rozmaitych procedur i przygotowanie odpowiedniej dokumentacji. W procesie certyfikacyjnym nieocenione będzie wsparcie ze strony firmy takiej jak WISO Group, pomagającej przedsiębiorstwom w dopełnieniu wszelkich formalności i wdrożeniu całego systemu zarządzania jakością w danym biznesie. Ważnym elementem tego etapu będzie przeprowadzenie audytów wewnętrznych systemu zarządzania jakością, które ocenią wprowadzone zmiany i pomogą zidentyfikować ewentualne obszary wymagające poprawy. 

Drugim krokiem do zdobycia certyfikatu ISO jest wybór zewnętrznej jednostki, która sprawdzi zgodność pracy firmy z przyjętymi standardami ISO.

W trzecim kroku wybrany podmiot dokonuje tzw. audytu certyfikacyjnego, który określa, czy weryfikowana organizacja spełnia wymagania systemu zarządzania jakością ISO 9001.

Czwartym krokiem są dalsze działanie mające na celu utrzymanie przyjętych standardów i pozytywną  rekomendację jednostki certyfikującej z przeprowadzanych cyklicznie audytów nadzoru i/lub recertyfikacji. Zachowanie certyfikatu ISO 9001 jest bardziej wymagające niż jego uzyskanie, ponieważ wiąże się z regularnym zaangażowaniem, kontrolą i poprawą procesów na dłuższą metę. O ile zdobycie certyfikatu może być traktowane jako jednorazowy wysiłek, to utrzymanie zgodności z normą wymaga ciągłej pracy