Kompetencje miękkie audytora wewnętrznego

Audyt wewnętrzny jest jednym z najważniejszych narzędzi wspierających skuteczność systemów zarządzania. Jest stałym elementem funkcjonowania systemów zarządzania opartych na wymaganiach ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 27001, ISO 22301, ISO 19443 i wielu innych standardach. Niezależnie od branży i rodzaju normy, cel pozostaje podobny: sprawdzić, czy system działa zgodnie z założeniami, czy przynosi oczekiwane rezultaty i czy rzeczywiście wspiera doskonalenie organizacji.

O wartości audytu nie decyduje jednak wyłącznie znajomość wymagań normy ani umiejętność korzystania z list kontrolnych. Równie istotne są kompetencje miękkie audytora wewnętrznego. To one wpływają na sposób zadawania pytań, budowanie atmosfery dialogu, odczytywanie kontekstu, formułowanie wniosków i końcowy odbiór całego procesu przez wszystkich uczestników. Dobrze prowadzony audyt wewnętrzny nie jest stresującą kontrolą. Jest profesjonalną rozmową o faktach, procesach i możliwościach usprawnienia systemu.

W dzisiejszym artykule odpowiadamy na pytania:

Audyt wewnętrzny to nie tylko wiedza i technika
Etyka i odpowiedzialność są kluczowe dla jakości audytu
Otwartość i dyplomacja to narzędzia skutecznej komunikacji
Spostrzegawczość pomaga zrozumieć więcej
Elastyczność idzie w parze z wytrwałością
Zdecydowanie i samodzielność budują dojrzałość zawodową
Wrażliwość kulturowa wspiera współpracę
Otwartość na doskonalenie dotyczy także audytora

Audyt wewnętrzny to nie tylko wiedza i technika

Norma ISO 19011 opisuje audyt jako proces systematyczny, niezależny i oparty na dowodach. W teorii oznacza to odpowiednie planowanie, zbieranie informacji, ich weryfikację i formułowanie ustaleń. Jednak audyt niemal zawsze odbywa się w kontakcie z ludźmi. A tam, gdzie pojawia się kontakt międzyludzki, ogromną rolę odgrywają emocje, percepcja, zaufanie i sposób komunikacji. To właśnie dlatego audytor wewnętrzny powinien łączyć wiedzę merytoryczną z dojrzałością interpersonalną. Osoba pełniąca tę rolę nie może ograniczać się do „odhaczania” wymagań. W audycie często nie chodzi o sam fakt występowania zgodności lub niezgodności, lecz o to, co za nią stoi.

Dlaczego dany proces działa skutecznie?
Skąd bierze się odchylenie?
Co powoduje, że ludzie postępują w określony sposób?
Jakie mechanizmy zaszyte w kulturze organizacyjnej wspierają system zarządzania, a jakie go osłabiają?

Na takie pytania pozwala odpowiedzieć nie tylko wiedza, ale również uważność i dojrzałość zawodowa, za którą kryje się cały zestaw kompetencji miękkich audytora wewnętrznego.

Etyka i odpowiedzialność są kluczowe dla jakości audytu

Jedną z podstawowych cech dobrego audytora wewnętrznego jest etyczność. Oznacza ona działanie w sposób uczciwy, rzetelny i zgodny z zasadami. Audytor wewnętrzny nie powinien szukać winnych, wywoływać napięcia ani potwierdzać z góry przyjętej tezy. Jego zadaniem jest obiektywna ocena stanu faktycznego na podstawie dowodów. Etyka w audycie ma również wymiar psychologiczny. Ludzie bardzo szybko wyczuwają, czy rozmówca rzeczywiście chce zrozumieć proces, czy raczej szuka punktu zaczepienia do krytyki. Jeżeli audytor wewnętrzny wzbudza poczucie bezpieczeństwa, rozmowy stają się bardziej otwarte, a odpowiedzi bardziej rzeczowe. Jeżeli natomiast tworzy atmosferę osądu, pracownicy zaczynają się bronić, a wartość uzyskanych informacji spada.

Z etyką ściśle wiąże się odpowiedzialność. Audytor wewnętrzny powinien być świadomy wpływu własnych słów, sposobu zadawania pytań i formułowania ustaleń na organizację oraz ludzi. Odpowiedzialność oznacza także poufność, obiektywizm oraz konsekwencję w trzymaniu się faktów. To ważne szczególnie wtedy, gdy audyt dotyczy obszarów wrażliwych, takich jak bezpieczeństwo pracy, środowisko, ciągłość działania albo bezpieczeństwo informacji.

Otwartość i dyplomacja to narzędzia skutecznej komunikacji

Audyt wewnętrzny nie jest monologiem. Jest rozmową, która ma doprowadzić do lepszego zrozumienia. Dlatego audytor wewnętrzny powinien być osobą otwartą – na argumenty, różne punkty widzenia, relacje, kontekst organizacyjny i złożoność procesów. Otwartość nie oznacza pobłażliwości. Nie chodzi „przymykanie oka” na wymagania lub unikanie trudnych tematów. Chodzi o gotowość do wysłuchania, zrozumienia i sprawdzenia, zanim zostanie sformułowany wniosek. To właśnie otwartość pozwala uniknąć błędu uproszczenia, czyli sytuacji, w której z pozoru oczywisty problem okazuje się objawem głębszej przyczyny.

Dyplomacja, według Słownika Języka Polskiego, to umiejętność zachowania się w trudnej sytuacji tak, aby nikogo nie urazić i osiągnąć zamierzony cel. Jest to zatem umiejętność przekazywania trudnych informacji w sposób profesjonalny, spokojny i konstruktywny. Audytor wewnętrzny często musi wskazać niezgodność, lukę organizacyjną, brak skuteczności działania albo ryzyko wynikające z niewłaściwej praktyki. Sposób, w jaki to zrobi, ma ogromne znaczenie dla dalszej współpracy. Warto jednak zauważyć, że dobra dyplomacja to nie „zmiękczanie” faktów. Tutaj sztuką jest mówienie o tematach potencjalnie wywołujących negatywne emocje w taki sposób, by nie niszczyć relacji i jednocześnie nie rozmywać treści. Audytor powinien umieć oddzielić ocenę procesu od oceny człowieka. To jeden z najważniejszych elementów profesjonalizmu.

Spostrzegawczość pomaga zrozumieć więcej

Skuteczny audytor wewnętrzny w obserwacji lub odpowiedzi audytowanego często dostrzega coś więcej. Nie ogranicza się do ich dosłownego odczytywania (oczywiście nie może też przesadzić, aby nie doszło do nadinterpretacji). Pomocna jest tutaj spostrzegawczość, rozumiana jako umiejętność zauważania szczegółów, niespójności i sygnałów, które mogą wskazywać na głębszy problem. Czasem istotna informacja nie pojawia się wprost w odpowiedzi, lecz w zachowaniu, reakcji, wahaniach, sposobie organizacji stanowiska pracy albo różnicy między opisem procesu a jego rzeczywistym przebiegiem. Audytor wewnętrzny powinien umieć dostrzegać takie sygnały i traktować je jako punkt wyjścia do dalszej rozmowy i analizy.

Z tym wiąże się cecha, określana w psychologii oraz służbach mundurowych jako świadomość sytuacyjna. Pojęcie to formalnie zdefiniowała już w latach 90 dr Mica R. Endsley, która pełniła funkcję głównej naukowczyni Sił Powietrznych USA.

Na świadomość sytuacyjną składają się trzy elementy:

umiejętność postrzegania elementów otoczenia
umiejętność rozumienia ich znaczenia
umiejętność przewidywania najbliższych zdarzeń.

Jest to zatem zdolność trafnego odczytywania sytuacji i kontekstu oraz wnioskowania potencjalnych efektów. Dwie osoby mogą udzielić formalnie podobnych odpowiedzi, ale znaczenie tych odpowiedzi może być zupełnie inne w zależności od tonu wypowiedzi, poziomu pewności, spójności z dokumentacją, tudzież obserwacji procesu. Audytor wewnętrzny o rozwiniętej świadomości sytuacyjnej lepiej rozumie, co dzieje się naprawdę i jakie mogą być skutki danej sytuacji. To szczególnie ważne w systemach zarządzania, gdzie skuteczność często nie wynika z samego istnienia dokumentów, lecz z codziennej praktyki.

Elastyczność idzie w parze z wytrwałością

Audyt wewnętrzny powinien być realizowany zgodnie z ustalonym harmonogramem i planem audytu. To one zapewniają uporządkowany przebieg działań, właściwe wykorzystanie czasu oraz przejrzystość procesu zarówno dla audytora wewnętrznego, jak i audytowanego. Zdarzają się jednak sytuacje wymagające dostosowania sposobu działania do aktualnych okoliczności. Zmieniają się dostępności rozmówców, pojawiają się nowe informacje, konieczne staje się pogłębienie wybranego obszaru albo zmiana kolejności działań audytowych ze względu na nieprzewidziane sytuacje w audytowanym procesie. Dlatego audytor wewnętrzny powinien być elastyczny i umieć podejmować świadome decyzje w trakcie audytu.

Elastyczność oznacza zdolność do dostosowania metody działania do sytuacji bez utraty celu audytu, kryteriów audytu oraz obiektywnego podejścia. To bardzo cenna cecha, ponieważ organizacje funkcjonują w różnych realiach, a procesy nie zawsze dają się zamknąć w całkowicie sztywnym schemacie. Audytor wewnętrzny musi umieć reagować na to, co dzieje się „tu i teraz”, zachowując jednocześnie kontrolę nad przebiegiem audytu i spójność podejmowanych działań. W takich sytuacjach równie ważna jest wytrwałość. Czasem odpowiedź uzyskana podczas pierwszej rozmowy nie wystarcza. Trzeba wrócić do tematu, sprawdzić kolejne źródła danych, porównać informacje i poszukać przyczyny, a nie tylko objawu. W audycie wewnętrznym to właśnie wytrwałość prowadzi do wartościowych wniosków. Powierzchowne wyjaśnienia bywają wygodne, ale rzadko są użyteczne z perspektywy rozwoju systemu.

Zdecydowanie i samodzielność budują dojrzałość zawodową

Audytor wewnętrzny powinien być osobą zdecydowaną, przy czym nie należy tego mylić z dominacją. Chodzi o umiejętność konsekwentnego działania przy jednoczesnym zachowaniu profesjonalizmu i kultury komunikacji. O podejmowanie obiektywnych decyzji, jasne formułowanie pytań oraz przedstawianie ustaleń w sposób jednoznaczny i oparty na dowodach. Audyt prowadzony bez zdecydowania staje się niejasny, rozmyty i mało użyteczny. Przy czym warto pamiętać, że nadmierna sztywność może zamienić dialog w jednostronną ocenę. Dlatego potrzebna jest równowaga połączona z samodzielnością. Audytor musi umieć porządkować informacje, analizować dowody i wyciągać wnioski bez nadmiernego uzależnienia od oczekiwań innych osób. To szczególnie ważne w sytuacjach, gdy pojawiają się niejednoznaczne dane albo nacisk, by złagodzić treść ustaleń. Samodzielność, w połączeniu ze zdecydowaną postawą, oznacza dojrzałość zawodową, zdolność do obrony wniosków oraz umiejętność podejmowania odpowiedzialnych decyzji w granicach swojej roli.

Wrażliwość kulturowa wspiera współpracę

Współczesne organizacje są coraz bardziej zróżnicowane. Audytorzy wewnętrzni pracują z zespołami o różnych doświadczeniach, stylach komunikacji, poziomach formalizacji i kulturze organizacyjnej. W środowiskach międzynarodowych dochodzi jeszcze różnorodność kulturowa. Dlatego ważna jest zdolność do współpracy. Audytor wewnętrzny powinien potrafić budować relację opartą na profesjonalizmie, zaufaniu i szacunku. Nie chodzi o to, by wszyscy zgadzali się ze wszystkim. Chodzi o to, by różnice nie blokowały rozmowy i nie utrudniały poznania prawdy o funkcjonowaniu systemu zarządzania. Wrażliwość kulturowa pomaga rozumieć, że sposób komunikacji, reagowania na pytania, a nawet przedstawiania problemów może być różny w zależności od środowiska. Przykładowo, w kulturze amerykańskiej problem bywa określany jako „wyzwanie” („challenge”), co ma budować bardziej motywacyjne i pozytywne podejście do trudności. Z kolei w Europie Centralnej i Wschodniej częściej mówi się wprost o problemie, wychodząc z założenia, że problem należy rozwiązać, podczas gdy wyzwanie można podjąć, ale nie zawsze jest to konieczne. Żadne z tych podejść nie jest lepsze ani gorsze. Audytor, który bierze to pod uwagę, prowadzi rozmowę skuteczniej i z większym poszanowaniem drugiej strony. To zmniejsza napięcie i zwiększa jakość uzyskiwanych informacji.

Otwartość na doskonalenie dotyczy także audytora

Dobry audytor wewnętrzny nie zakłada, że jego kompetencje są już wystarczające. Wręcz przeciwnie – powinien pozostawać w procesie ciągłego uczenia się. Tak jak organizacja doskonali system zarządzania, tak audytor powinien doskonalić własny warsztat, sposób komunikacji, umiejętność zadawania pytań i interpretowania dowodów. To oznacza także gotowość do przyjmowania informacji zwrotnej. Otwartość na (konstruktywną) krytykę.

Każdy audyt jest okazją do refleksji:

co zadziałało dobrze?
co można było zrobić lepiej?
jak przebiegała rozmowa?
czy audytowany czuł się komfortowo?
czy ustalenia były jasno sformułowane?
czy udało się dotrzeć do rzeczywistych przyczyn problemu?

Kompetencje miękkie audytora wewnętrznego również można doskonalić i rozwijać. Nie są one cechą „daną raz na zawsze”. Wymagają treningu poprzez praktykę, obserwację, pracę w zespole, analizę przypadków oraz odpowiednio zaprojektowane szkolenia. Jednak nie każde szkolenie przynosi taki sam efekt. Sam wykład najczęściej nie wystarczy, jeśli celem jest rozwój audytora wewnętrznego. Największą wartość ma edukacja oparta na praktyce, wykorzystująca realne przypadki, pokazująca rzeczywiste sytuacje audytowe. Najlepiej, gdy uczestnik szkolenia jest angażowany w różne sytuacje.

Wyobraź sobie szkolenie, podczas którego kompetencje miękkie audytowa wewnętrznego nie są omawiane wyłącznie na slajdach lub w symulowanych sytuacjach. Zamiast kolejnej listy „dobrych praktyk”, uczestnicy wchodzą w rzeczywiste środowisko organizacji i obserwują, jak doświadczony audytor prowadzi rozmowy z pracownikami, reaguje na trudne sytuacje, zadaje pytania, buduje atmosferę zaufania i jednocześnie konsekwentnie realizuje cele audytu. Następnie sami uczestniczą w takich rozmowach, ucząc się aktywnego słuchania, właściwego formułowania pytań, zachowania dyplomacji oraz spokojnego komunikowania ustaleń opartych na dowodach. Dopiero w praktyce widać, jak dużą rolę odgrywają: ton rozmowy, uważność, świadomość sytuacyjna oraz umiejętność reagowania na emocje i różne style komunikacji uwzględniające różnice cech osobowych. Takie podejście pozwala rozwijać nie tylko wiedzę audytową, ale przede wszystkim dojrzałość interpersonalną, która decyduje o jakości audytu. Właśnie na tym opierają się dedykowane szkolenia WISO Group, osadzone w rzeczywistych procesach, obserwacji i praktycznym rozwijaniu kompetencji audytora w warunkach prawdziwej organizacji.

Jak eksperci podchodzą do rozwoju audytorów wewnętrznych?

Wiesz już, że audyt wewnętrzny nie jest wyłącznie techniczną procedurą ani jednorazowym sprawdzeniem zgodności z wymaganiami normy. To narzędzie, które realnie wpływa na jakość zarządzania, skuteczność i zdolność organizacji do doskonalenia. Kompetencje miękkie audytorów wewnętrznych w dużej mierze decydują o tym, czy audyt wspiera rozwój systemu, czy pozostaje jedynie formalnością.

Jeśli chcesz, aby audyty wewnętrzne w Twojej organizacji rzeczywiście przynosiły wartość, warto zadbać zarówno o metodykę i wiedzę, jak również również o kompetencje miękkie audytorów wewnętrznych. W tym zakresie specjalizuje się WISO Group.

Co możemy zrobić dla Twojej organizacji?

Przeszkolimy audytorów wewnętrznych w oparciu o praktyczne podejście do prowadzenia audytów systemów zarządzania.
Pokażemy, jak łączyć wymagania norm z analizą procesów, obserwacją działań i oceną rzeczywistej skuteczności systemu.
Rozwiniemy kompetencje w zakresie komunikacji, zadawania pytań, słuchania, formułowania ustaleń i prowadzenia rozmów audytowych.
Przeprowadzimy audyty szkoleniowe „on the job”, w warunkach rzeczywistych procesów organizacji, pod okiem doświadczonych audytorów.
Pomożemy podnieść jakość programu audytów wewnętrznych, tak aby realnie wspierał doskonalenie całego systemu zarządzania.
Udzielimy pełnego wsparcia we wdrożenia systemów zarządzania – również podczas procesu certyfikacji.
Zadbamy o doskonalenie już wdrożonych systemów zarządzania, z uwzględnieniem prowadzenia audytów wewnętrznych.

Jeżeli audyt wewnętrzny ma być czymś więcej niż obowiązkiem, warto zadbać o ludzi, którzy go prowadzą.

Chcesz dowiedzieć
się więcej?

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Napisz lub zadzwoń, by poznać szczegóły współpracy.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5 w celu przesyłania treści marketingowych na nasz adres e-mail podany w formularzu kontaktowym. Zgoda jest dobrowolna. Mam prawo cofnąć zgodę w każdym czasie. Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia... Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5 w celu przesyłania treści marketingowych na nasz adres e-mail podany w formularzu kontaktowym. Zgoda jest dobrowolna. Mam prawo cofnąć zgodę w każdym czasie. Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych. Administratorem danych osobowych jest WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5. Administrator przetwarza dane zgodnie z Polityką Prywatności

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5 w celu przesyłania odpowiedzi na przesyłane na nasz adres e-mail podany w formularzu kontaktowym zapytanie. Zgoda jest dobrowolna, jednakże w przypadku jej braku Administrator danych osobowych nie może... Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5 w celu przesyłania odpowiedzi na przesyłane na nasz adres e-mail podany w formularzu kontaktowym zapytanie. Zgoda jest dobrowolna, jednakże w przypadku jej braku Administrator danych osobowych nie może odpowiedzieć na przesłane pytania. Mam prawo cofnąć zgodę w każdym czasie. Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych. Administratorem danych osobowych jest WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5. Administrator danych osobowych przetwarza dane zgodnie z Polityką Prywatności .

Zobacz także:

Obowiązkowy audyt energetyczny czy ISO 50001? Nowe progi 10 TJ i 85 TJ w ustawie o efektywności energetycznej

Projekt nowelizacji ustawy o efektywności energetycznej zastępuje kryterium „dużego przedsiębiorcy” progami średniorocznego zużycia energii: powyżej 10 TJ (2,78 GWh) obowiązkowy audyt energetyczny co cztery lata, powyżej 85 TJ (23,611 GWh) certyfikowany system ISO 50001. O tym z pewnością już słyszałeś/-aś. Ale czy wiesz, że próg 10 TJ przekracza już firma z ośmioma ciągnikami w transporcie międzynarodowym? Albo zakład z jednym piecem

Czytaj dalej

WISO GROUP Sp. z o.o.

ul. Rynek 29/5
32-300 Olkusz
NIP: 6372199840