Audyt wstępny ISO 50001, czyli od czego zacząć wdrożenie?

Gdy decyzja o wdrożeniu systemu zarządzania energią zapadnie, pada kluczowe pytanie: „od czego zacząć?” Pierwszym odruchem może być chęć przygotowania polityki energetycznej, procedur, instrukcji, analiza danych energetycznych albo zebranie dokumentacji wymaganej przez normę. To jednak nie jest najlepszy punkt wyjścia.

W tym artykule pokazujemy, na czym powinien polegać audyt wstępny ISO 50001, co warto sprawdzić przed rozpoczęciem wdrożenia i jak przełożyć wyniki diagnozy na konkretny plan działania. Tekst będzie szczególnie przydatny dla organizacji, które dopiero przygotowują się do wdrożenia systemu zarządzania energią lub chcą uporządkować swoje przygotowania przed rozpoczęciem prac nad systemem.

Z tego artykułu dowiesz się:

Dlaczego przed wdrożeniem ISO 50001 warto zacząć od diagnozy?
Od czego zacząć przygotowania do ISO 50001?
W jaki sposób sprawdzić stopień przygotowania do wdrożenia ISO 50001?
Czym jest analiza luk ISO 50001?
Jak ocenić, czy mamy ludzi i zasoby potrzebne do wdrożenia?
Czy mamy wystarczające dane o energii?
Jak przygotować się do przeglądu energetycznego?
Co trzeba zmienić w codziennym sposobie działania organizacji?
Jak zamienić wyniki audytu wstępnego w plan wdrożenia ISO 50001?
Czy audyt wstępny ISO 50001 jest obowiązkowy?
W czym mogą pomóc zewnętrzni eksperci ds. ISO 50001?

Dlaczego przed wdrożeniem ISO 50001 warto zacząć od diagnozy?

Audyt wstępny ISO 50001, często określany również jako analiza luk, czyli gap analysis, ma przede wszystkim pokazać stan wyjściowy organizacji. Pozwala zdiagnozować różnice pomiędzy tym stanem a wymaganiami ISO 50001 oraz pomóc zaplanować działania potrzebne do zbudowania skutecznego systemu zarządzania energią.

Zanim organizacja zacznie budować system zarządzania energią, powinna najpierw sprawdzić, w jakim miejscu znajduje się dzisiaj. Jak obecnie zarządza energią? Jakimi danymi dysponuje? Kto odpowiada za poszczególne działania? Jaka jest wiedza na temat wpływu poszczególnych procesów na zużycie energii? Jakich zasobów będzie wymagało wdrożenie? Jakie kompetencje pracowników będą potrzebne, aby osiągnąć zamierzone efekty?

Od czego zacząć przygotowania do ISO 50001?

Najpierw trzeba zrozumieć, jak organizacja obecnie wykorzystuje energię i jak podejmuje związane z nią decyzje. ISO 50001 jest systemem zarządzania energią, którego celem jest wspieranie organizacji w systematycznej poprawie wyniku energetycznego. Oznacza to, że skutecznego wdrożenia nie można sprowadzić do przygotowania zestawu dokumentów zgodnych z wymaganiami normy.

Każda organizacja zaczyna z innego miejsca. Jedna może mieć rozbudowany system monitorowania energii, wieloletnią historię danych i doświadczenie w realizacji i ewaluacji projektów poprawiających efektywność energetyczną. Inna może dopiero porządkować informacje o zużyciu energii. Jeszcze inna ma już certyfikowane systemy zarządzania, ale kwestie energetyczne są rozproszone. Bez wcześniejszej diagnozy trudno więc racjonalnie określić zakres prac.

W jaki sposób sprawdzić stopień przygotowania do wdrożenia ISO 50001?

Przygotowanie organizacji warto ocenić w trzech obszarach:

Co już działa?
Co można wykorzystać?
Czego brakuje?

Najpierw trzeba sprawdzić, jak organizacja obecnie zarządza energią, czyli jakimi danymi dysponuje, jakie analizy prowadzi, jak przydzielono role i odpowiedzialności oraz czy stosowane są jakieś rozwiązania systemowe. Warto również ocenić, co można wykorzystać z istniejących systemów (np. ISO 9001 lub ISO 14001).

Następnie należy określić luki względem wymagań normy ISO 50001. To pozwala określić punkt wyjścia do wdrożenia i zakres niezbędnych zmian.

Czym jest analiza luk ISO 50001?

Kiedy wiadomo już, jak organizacja działa obecnie, można przejść do właściwej analizy luk. Najprostsze podejście polega na przejściu przez wymagania ISO 50001 i przypisaniu do nich statusu „spełnione” lub „niespełnione”. Taki sposób może być przydatny jako punkt wyjścia, ale jest zbyt uproszczony, jeżeli audyt wstępny ma rzeczywiście pomóc w zaplanowaniu wdrożenia.

Znacznie ważniejsze jest ustalenie, co organizacja już posiada, czego wymaga norma i jaka zmiana jest potrzebna, aby przejść od obecnego stanu do docelowego. Luka może mieć bardzo różny charakter. Czasem będzie to brak konkretnego rozwiązania. Innym razem organizacja będzie wykonywała wymagane działanie, ale bez odpowiedniego uporządkowania lub udokumentowania. Jeszcze innym problemem może być brak danych, kompetencji, odpowiedzialności albo zasobów.

Dobra analiza luk powinna odpowiedzieć nie tylko na pytanie „czego brakuje?”, ale również:

Dlaczego tego brakuje?
Jakie znaczenie ma dana luka?
Co trzeba zrobić, aby ją zamknąć?

Dzięki temu analiza luk staje się narzędziem planowania, a nie tylko kontrolą zgodności z normą.

Jak ocenić, czy mamy ludzi i zasoby potrzebne do wdrożenia?

Nawet najlepiej zaprojektowany system nie będzie działał bez osób, które będą za niego odpowiedzialne i będą miały możliwość wykonywania swoich zadań. Dlatego audyt wstępny powinien obejmować diagnozę przygotowania organizacyjnego.

Trzeba zatem ustalić, kto będzie odpowiadał za system zarządzania energią i jakie role będą zaangażowane w jego funkcjonowanie. Osoby mające wpływ na wynik energetyczny powinny posiadać wiedzę i umiejętności adekwatne do wykonywanych zadań. Audyt powinien również ocenić zaangażowanie kierownictwa.

Kolejny element to dostępność zasobów, w tym czasu, budżetu, infrastruktury pomiarowej, danych i narzędzi potrzebnych do działania systemu. Celem jest określenie, czego organizacja potrzebuje, aby ISO 50001 nie tylko wdrożyć, ale również skutecznie utrzymywać.

Czy mamy wystarczające dane o energii?

To jeden z najważniejszych elementów audytu wstępnego, ponieważ ISO 50001 opiera zarządzanie energią na danych. Organizacja powinna rozumieć swoje wykorzystanie i zużycie energii, a następnie wykorzystywać informacje do podejmowania decyzji i oceny wyniku energetycznego.

Tymczasem w wielu przedsiębiorstwach pierwsza odpowiedź na pytanie o dane brzmi: „mamy faktury za energię”. Faktury są oczywiście źródłem informacji, ale zwykle nie wystarczają do przeprowadzenia pogłębionej analizy. Zależnie od sytuacji, potrzebne mogą być również dane z liczników i podliczników, informacje dotyczące produkcji, czasu pracy instalacji, warunków zewnętrznych oraz innych zmiennych wpływających na zużycie energii.

Audyt wstępny powinien więc sprawdzić dostępność danych wraz z ich jakością i przydatnością.

Jak przygotować się do przeglądu energetycznego?

Gotowość do przeglądu energetycznego ocenia się przede wszystkim przez opisane powyżej sprawdzenie dostępności i jakości danych. Dalej należy zastanowić się, czy na ich podstawie można zidentyfikować znaczące wykorzystanie energii (SEU), określić zmienne znaczące oraz przygotować wskaźniki wyniku energetycznego i energetyczne linie bazowe (EnB).

Pamiętaj: to jeszcze nie jest przegląd energetyczny. Na tym etapie sprawdzamy jedynie, czy organizacja ma warunki, dane i zasoby potrzebne do jego prawidłowego przeprowadzenia. Dopiero właściwy przegląd energetyczny powinien pokazać, jak organizacja wykorzystuje i zużywa energię, gdzie występują największe możliwości poprawy oraz jakie czynniki wpływają na wynik energetyczny.

Co trzeba zmienić w codziennym sposobie działania organizacji?

ISO 50001 nie działa wyłącznie w biurze osoby odpowiedzialnej za system. Jeżeli system ma wpływać na wynik energetyczny, jego wymagania muszą znaleźć odzwierciedlenie w codziennych procesach. Do tego potrzebna jest świadomość pracowników oraz skuteczna komunikacja.

Informacja o celach energetycznych nie powinna pozostawać wyłącznie na poziomie kierownictwa. Osoby, których praca wpływa na wynik energetyczny, powinny rozumieć swoje zadania, ich znaczenie oraz wpływ codziennych decyzji na zużycie energii. W ten sposób wymagania systemu opartego na ISO 50001 mogą stać się elementem kultury organizacyjnej, a nie tylko kolejnym zestawem procedur.

Nie wszystko trzeba przy tym budować od zera. Jeżeli organizacja ma już system zarządzania jakością lub środowiskowego, warto wykorzystać istniejące mechanizmy komunikacji, podnoszenia świadomości i angażowania pracowników.

Jak zamienić wyniki audytu wstępnego w plan wdrożenia ISO 50001?

Audyt wstępny ISO 50001 ma największą wartość wtedy, gdy jego wynik można przełożyć na konkretne decyzje. Nie powinien być jedynie długą listą braków względem ISO 50001. Powinien pokazywać drogę od obecnego stanu do systemu, który organizacja chce zbudować.

Dla każdej istotnej luki warto określić, jakie działanie jest potrzebne, kto powinien za nie odpowiadać, jakich zasobów wymaga i od czego zależy jego realizacja. Taki sposób pracy pozwala również ustalić kolejność działań.

Jeżeli organizacja nie ma wystarczających danych, najpierw trzeba uporządkować system pomiarowy i sposób ich zbierania. Jeżeli brakuje kompetencji, należy zaplanować ich rozwój. Jeżeli odpowiedzialności są niejasne, trzeba je określić, zanim system zacznie funkcjonować. Jeżeli nie ma wystarczającej infrastruktury, konieczne może być zaplanowanie odpowiednich inwestycji.

W ten sposób audyt wstępny ISO 50001 staje się podstawą harmonogramu wdrożenia.

Czy audyt wstępny ISO 50001 jest obowiązkowy?

Audyt wstępny ISO 50001 nie jest obowiązkowym etapem. Jest diagnozą przed decyzją o harmonogramie wdrożenia. Ma pomóc organizacji zrozumieć, z jakiego miejsca zaczyna, jakie ma mocne strony, gdzie występują rzeczywiste luki i czego będzie potrzebować, aby zbudować skuteczny system zarządzania energią.

Dobrze przeprowadzona diagnoza może również pokazać, że niektóre działania, początkowo uważane za konieczne, nie wymagają tworzenia nowych rozwiązań, ponieważ organizacja już je realizuje. Z drugiej strony może ujawnić problemy, których sama analiza dokumentacji nigdy by nie pokazała.

Audyt wstępny ISO 50001 próbuje odpowiedzieć na pytanie: „Co musi się zmienić, aby w naszej organizacji można było skutecznie zarządzać energią?”

Jeśli znasz odpowiedź, to wiesz, jak zaplanować wdrożenie ISO 50001, utrzymując koncentrację na najważniejszych dla skuteczności systemu kwestiach.

W czym mogą pomóc zewnętrzni eksperci ds. ISO 50001?

Nie musisz samodzielnie składać całego systemu z pojedynczych elementów. Eksperci WISO Group mogą przeprowadzić Twoją organizację przez cały proces wdrożenia ISO 50001: od audytu wstępnego i przeglądu energetycznego, przez szkolenia, budowanie świadomości i kompetencji, aż po wdrożenie systemu, wsparcie podczas certyfikacji i realizację działań wynikających z ustaleń audytowych.

Zaczynamy od sprawdzenia, gdzie organizacja jest dzisiaj. Następnie wspólnie określamy, co trzeba zbudować, uporządkować lub zmienić, aby system zarządzania energią działał nie tylko na potrzeby audytu, ale przede wszystkim w codziennej działalności organizacji. Rozumiemy biznes, dlatego proponujemy podejście dające wymierne korzyści z funkcjonowania ISO 50001.

Chcesz sprawdzić, od czego najlepiej zacząć przygotowania do ISO 50001? Porozmawiajmy o punkcie wyjścia Twojej organizacji.

Chcesz dowiedzieć
się więcej?

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Napisz lub zadzwoń, by poznać szczegóły współpracy.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5 w celu przesyłania treści marketingowych na nasz adres e-mail podany w formularzu kontaktowym. Zgoda jest dobrowolna. Mam prawo cofnąć zgodę w każdym czasie. Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia... Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5 w celu przesyłania treści marketingowych na nasz adres e-mail podany w formularzu kontaktowym. Zgoda jest dobrowolna. Mam prawo cofnąć zgodę w każdym czasie. Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych. Administratorem danych osobowych jest WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5. Administrator przetwarza dane zgodnie z Polityką Prywatności

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5 w celu przesyłania odpowiedzi na przesyłane na nasz adres e-mail podany w formularzu kontaktowym zapytanie. Zgoda jest dobrowolna, jednakże w przypadku jej braku Administrator danych osobowych nie może... Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5 w celu przesyłania odpowiedzi na przesyłane na nasz adres e-mail podany w formularzu kontaktowym zapytanie. Zgoda jest dobrowolna, jednakże w przypadku jej braku Administrator danych osobowych nie może odpowiedzieć na przesłane pytania. Mam prawo cofnąć zgodę w każdym czasie. Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych. Administratorem danych osobowych jest WISO GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Olkuszu, na ulicy Rynek 29/5. Administrator danych osobowych przetwarza dane zgodnie z Polityką Prywatności .

Zobacz także:

Systemy ISO w branży metalowej

Producenci konstrukcji stalowych, elementów maszyn, komponentów dla sektora automotive oraz innych wyrobów metalowych funkcjonują w środowisku intensywnej konkurencji, rosnących kosztów energii oraz coraz bardziej złożonych regulacji europejskich. Elementy konstrukcyjne, części maszyn, jak również komponenty samochodowe muszą spełniać rygorystyczne wymagania jakościowe i bezpieczeństwa. Jednocześnie coraz częściej pojawiają się oczekiwania dotyczące bezpieczeństwa pracy, identyfikowalności materiałów oraz dokumentowania

Czytaj dalej

WISO GROUP Sp. z o.o.

ul. Rynek 29/5
32-300 Olkusz
NIP: 6372199840