Certyfikat ISO – jak uzyskać certyfikację ISO? Krok po kroku

jak uzyskać certyfikat iso krok po kroku
jak uzyskać certyfikat iso krok po kroku

Coraz więcej firm i organizacji decyduje się na wdrożenie systemów zarządzania opartych na międzynarodowych normach ISO, takich jak ISO 9001 (jakość), ISO 14001 (środowisko), ISO 45001 (BHP), ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji) czy ISO 50001 (energia). Motywacje mogą być różne – od chęci poprawy efektywności działania, przez spełnienie wymagań klientów, po uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Niezależnie jednak od branży i wielkości organizacji, proces uzyskania certyfikatu ISO wymaga systematycznego podejścia, zaangażowania oraz gotowości do ciągłego doskonalenia. Przedstawiamy dziś w szczegółach, jak ‒ krok po kroku ‒ zdobyć certyfikat ISO.

Dlaczego warto uzyskać certyfikat ISO?

Zacznijmy od pytania, dlaczego w ogóle warto zabiegać o uzyskanie certyfikatu ISO. Korzyści wynikające z certyfikacji można podzielić na te o charakterze zewnętrznym – przynoszące wartość społeczeństwu, środowisku czy gospodarce – oraz wewnętrznym, czyli bezpośrednio wpływające na funkcjonowanie i rozwój organizacji.

 

Korzyści zewnętrzne – przykłady:

 

  • wzrost odpowiedzialności społecznej organizacji (CSR – Corporate Social Responsibility),
  • promowanie zasad zrównoważonego rozwoju,
  • troska o przyszłe pokolenia poprzez działania zgodne z ideą ciągłego doskonalenia,
  • ochrona środowiska naturalnego, m.in. poprzez zmniejszenie zużycia zasobów, emisji gazów cieplarnianych czy ilości odpadów (ISO 14001, ISO 50001),
  • poprawa jakości produktów i usług, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji i bezpieczeństwa konsumentów (ISO 9001),
  • zapewnienie lepszych warunków pracy, m.in. poprzez skuteczne zarządzanie ryzykiem zawodowym (ISO 45001).

Korzyści wewnętrzne – przykłady: 

 

  • wzmocnienie reputacji i wiarygodności firmy w oczach klientów, inwestorów i partnerów biznesowych,
  • optymalizacja procesów i redukcja kosztów operacyjnych dzięki podejściu procesowemu i zarządzaniu ryzykiem,
  • efektywniejsze wykorzystanie zasobów organizacji, w tym zasobów ludzkich i technicznych,
  • uzyskanie przewagi konkurencyjnej na rynku dzięki zgodności z międzynarodowymi standardami,
  • ułatwiony dostęp do rynków zagranicznych oraz możliwość nawiązania współpracy z wymagającymi kontrahentami,
  • wzrost zaangażowania i satysfakcji pracowników, co przekłada się na wyższą efektywność operacyjną,
  • zmniejszenie liczby reklamacji oraz kosztów związanych z błędami i niezgodnościami.

Jak widać, certyfikacja ISO przynosi organizacji wymierne korzyści zarówno w obszarze operacyjnym, jak i wizerunkowym. Często impulsem do wdrożenia systemu zarządzania jest również presja ze strony kluczowych klientów lub partnerów handlowych, a także wymogi formalne – np. konieczność posiadania certyfikatu ISO jako warunku udziału w postępowaniach przetargowych lub zamówieniach publicznych.

 

Zatem jak zdobyć certyfikat ISO? Prześledźmy sobie ten proces krok po kroku.

Jak uzyskać certyfikat ISO?

Pierwszym krokiem jest wybór normy, której certyfikację chcesz uzyskać. Do najczęściej wdrażanych należą: ISO 9001 (zarządzanie jakością), ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe) oraz ISO 45001 (zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy). Można również ubiegać się o certyfikację specyficzną dla danej branży, np. IATF 16949 dla przemysłu motoryzacyjnego czy ISO 22000 dla sektora spożywczego. Przy wyborze normy kluczowe jest zrozumienie jej wymagań – aby upewnić się, że jest ona adekwatna do specyfiki działalności oraz że organizacja będzie w stanie spełnić jej wymagania.

 

Następnym krokiem jest wdrożenie systemu zarządzania zgodnego z wybraną normą. To kompleksowy proces, który obejmuje szereg działań prowadzących do zgodności z wymaganiami standardu. Można go podzielić na następujące etapy:

  1. Wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie – osoby te mogą być wyłonione spośród pracowników organizacji lub wyznaczone w ramach współpracy z zewnętrznym konsultantem ds. systemów zarządzania.
  2. Przeprowadzenie analizy luk (gap analysis) – czyli wewnętrznej oceny obecnego stanu procesów i porównania ich z wymaganiami normy, w celu identyfikacji obszarów wymagających doskonalenia.
  3. Opracowanie planu wdrożenia systemu zarządzania – plan ten powinien zawierać konkretne zadania, terminy ich realizacji oraz osoby odpowiedzialne za ich wykonanie.
  4. Systematyczne wdrażanie działań doskonalących – zgodnie z opracowanym planem należy wprowadzać zmiany w procesach organizacyjnych, tak aby osiągnąć zgodność z wymaganiami normy.
  5. Wdrożenie mechanizmów monitorowania i pomiaru – np. poprzez określenie wskaźników skuteczności procesów, systematyczne audyty wewnętrzne, ocenę ryzyk i szans.
  6. Szkolenie pracowników – każdy członek zespołu powinien znać cel i zakres wdrażanych zmian oraz posiadać wiedzę na temat nowych procedur i ich wpływu na funkcjonowanie organizacji.
  7. Opracowanie i udokumentowanie systemu zarządzania – dokumentacja powinna zawierać m.in. politykę, cele, procedury operacyjne, instrukcje, formularze i rejestry zgodne z wymaganiami normy.

 

Kolejnym krokiem jest zgłoszenie się do akredytowanej jednostki certyfikującej ISO w Polsce i podpisanie umowy na przeprowadzenie audytu certyfikacyjnego. Listę jednostek posiadających akredytację można znaleźć na stronie Polskiego Centrum Akredytacji (PCA). Współpraca z nieakredytowaną jednostką może skutkować brakiem uznania certyfikatu na rynkach zagranicznych czy w przetargach publicznych.

 

Następuje audyt certyfikujący (audyt zewnętrzny), który zazwyczaj odbywa się w dwóch etapach:

 

  1. Etap I – przegląd dokumentacji i wstępna ocena gotowości organizacji do audytu właściwego.
  2. Etap II – ocena funkcjonowania systemu zarządzania w praktyce, w tym przegląd dokumentów, obserwacje, rozmowy z pracownikami i kierownictwem.

Po zakończeniu audytu, audytor przedstawia raport, zawierający opis stwierdzonych zgodności, ewentualnych niezgodności oraz obszarów wymagających doskonalenia. Na tej podstawie podejmowana jest decyzja o przyznaniu certyfikatu.

 

Otrzymanie certyfikatu ISO stanowi formalne, uznawane na całym świecie potwierdzenie, że system zarządzania funkcjonujący w organizacji jest zgodny z wymaganiami wybranej normy ISO. Certyfikat jest zwykle wydawany w ciągu 1–2 tygodni od pozytywnej decyzji jednostki certyfikującej.

Co, jeśli wynik audytu zewnętrznego jest negatywny?

W przypadku stwierdzenia niezgodności, czyli procesów, działań lub praktyk niespełniających wymagań normy ISO, audytorzy zewnętrzni podejmują decyzję o dalszym postępowaniu w zależności od rodzaju i skali uchybień. Zwykle możliwe są trzy scenariusze:

 

  • W przypadku nieistotnych uchybień, które nie wpływają znacząco na skuteczność systemu zarządzania, audytor może zalecić ich jak najszybsze usunięcie. Tego rodzaju niezgodności nie są przeszkodą do wydania certyfikatu, jednak organizacja ma obowiązek ich wyeliminowania w określonym czasie. Realizacja działań korygujących jest weryfikowana podczas najbliższego audytu nadzoru.
  • Gdy audytorzy stwierdzą poważniejsze niezgodności, ale nie mają one charakteru krytycznego, organizacji przyznawany jest określony czas na wdrożenie działań korygujących – zazwyczaj 30 dni. Po upływie tego terminu organizacja musi dostarczyć dokumentację potwierdzającą realizację działań lub zaprosić audytora do przeprowadzenia audytu uzupełniającego, który potwierdzi skuteczność wdrożonych korekt.
  • W przypadku istotnych uchybień, które podważają skuteczność funkcjonowania systemu zarządzania lub wykazują brak zgodności z kluczowymi wymaganiami normy, proces certyfikacji zostaje wstrzymany. Organizacja musi wówczas przeprowadzić gruntowne działania naprawcze i ponownie przejść ocenę zgodności w ramach audytu certyfikacyjnego. Dopiero po pozytywnej weryfikacji może zostać podjęta decyzja o przyznaniu certyfikatu.

Pamiętajmy, że we wdrożeniu normy nie chodzi tylko o dokumentację. Kluczem do sukcesu jest faktyczne wprowadzenie usprawnień, które staną się codziennością w firmie, a przez to realnie przełożą się na korzyści wewnętrzne i zewnętrzne, które wymieniliśmy na początku artykułu.

Kto może pomóc w zdobyciu certyfikacji ISO?

Wdrożenie systemu zarządzania zgodnego z wymaganiami normy ISO można przeprowadzić samodzielnie, wykorzystując zasoby wewnętrzne, lub skorzystać z pomocy zewnętrznej firmy konsultingowej specjalizującej się w systemach zarządzania ISO. Współpraca z doświadczonym partnerem może znacząco przyspieszyć i usprawnić cały proces.

 

WISO Group od wielu lat skutecznie wspiera firmy i instytucje we wdrażaniu systemów zarządzania zgodnych z wymaganiami norm ISO – niezależnie od branży czy wielkości organizacji. Pomagamy naszym klientom na każdym etapie przygotowania do certyfikacji: analizujemy potrzeby, opracowujemy dokumentację systemową, przeprowadzamy audyty wewnętrzne, identyfikujemy niezgodności i proponujemy działania doskonalące.

 

Działamy również w charakterze Pełnomocnika ds. Systemów Zarządzania – osoby odpowiedzialnej za koordynację wdrożenia systemu ISO w organizacji oraz za komunikację między zespołem wdrożeniowym, kierownictwem a jednostką certyfikującą. Pełnomocnikiem może być pracownik organizacji, pod warunkiem że posiada odpowiednie kompetencje i znajomość wymagań normy. Część firm decyduje się na przygotowanie własnych pracowników poprzez udział w szkoleniach dla audytorów wewnętrznych – jest to jednak rozwiązanie czasochłonne i wymaga zaangażowania dodatkowych zasobów.

 

Oferujemy także obsługę abonamentową, obejmującą m.in.:

 

  • regularną analizę i ocenę skuteczności procesów systemu zarządzania,
  • doradztwo w zakresie interpretacji i stosowania wymagań norm ISO,
  • rekomendacje dotyczące narzędzi usprawniających działanie organizacji,
  • stałą opiekę konsultanta i bieżące wsparcie w utrzymaniu zgodności systemu z normą,
  • aktualizację dokumentacji i wiedzy personelu w odpowiedzi na zmiany w wymaganiach normatywnych.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy konsultanta ISO?

  • Oszczędność czasu – doświadczony konsultant zna strukturę i wymagania normy, dzięki czemu może szybko i skutecznie dostosować je do realiów konkretnej organizacji.
  • Redukcja kosztów – minimalizacja ryzyka błędów i niezgodności, które mogą generować dodatkowe koszty operacyjne oraz ryzyko nieotrzymania certyfikatu.
  • Ograniczenie obciążenia pracowników – brak konieczności delegowania personelu do pełnienia roli audytora wewnętrznego czy uczestniczenia w czasochłonnych szkoleniach.
  • Gwarancja jakości – otrzymujesz kompletną, zgodną z wymaganiami norm dokumentację, opracowaną przez ekspertów.
  • Mniejsze ryzyko i stres – profesjonalne przygotowanie do audytu zewnętrznego oraz wsparcie konsultanta w trakcie samej oceny certyfikacyjnej.
  • Stała opieka po certyfikacji – pomoc przy audytach nadzoru i recertyfikacji oraz bieżące wsparcie w utrzymaniu i doskonaleniu systemu.

W WISO Group wspieramy zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i mikrofirmy. Każdego klienta traktujemy indywidualnie, z pełnym zaangażowaniem i szacunkiem. Zapraszamy do kontaktu – wspólnie przejdziemy drogę do certyfikacji ISO krok po kroku.

Chcesz dowiedzieć
się więcej?

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Napisz lub zadzwoń, by poznać szczegóły współpracy.





    WISO, członek zespołu, Martyna

    Zobacz także:

    Poprawa „ekologicznego” wizerunku firmy poprzez wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001. Czy to możliwe?

    Rosnąca presja społeczna i regulacyjna wymusza na przedsiębiorstwach intensyfikację działań w zakresie odpowiedzialności środowiskowej oraz budowania „ekologicznego” wizerunku firmy. Klienci, inwestorzy i instytucje finansowe oczekują nie tylko deklaracji, ale także konkretnych dowodów na to, że organizacje realnie ograniczają swój wpływ na środowisko. Działanie pod presją czasem kończy się drogą na skróty. Czasem pojawiają się puste obietnice, niepewne informacje, czy dane bez pokrycia. To esencja greenwashingu, czyli

    Czytaj dalej
    Powrót do bloga
    Wiso

    WISO GROUP Sp. z o.o.

    ul. Rynek 29/5
    32-300 Olkusz
    NIP: 6372199840

    Usługi

    Wdrożenie Systemów Zarządzania
    Obsługa abonamentowa
    Audyt Systemowy firmy
    Szkolenia zamknięte i otwarte​
    Oferta szkoleń WISO
    Obsługa środowiskowa
    Ocena zgodności z wymaganiami prawnymi

    Produkty

    ISO 9001​
    ISO 14001
    ISO 45001
    ISO 50001
    ISO 27001
    ISO/IEC 42001
    ISO 19443
    BDO, SUP, KOBIZE

    Więcej o nas

    Polityka prywatności
    Baza Usług Rozwojowych
    Kontakt

    Wszystkie prawa zastrzeżone. Copyright 2021-23 – WISO GROUP.

    Chcesz dowiedzieć się więcej?