Audyt wewnętrzny – procedury i przykłady

audyt wewnetrzny przyklady
audyt wewnetrzny przyklady

Proces weryfikacji działań realizowanych w organizacji, mający na celu ich optymalizację oraz zwiększenie efektywności funkcjonowania. Stanowi narzędzie wewnętrznego nadzoru i pełni również funkcję doradczą, wskazując obszary wymagające doskonalenia. Tak najogólniej można scharakteryzować systemowy audyt wewnętrzny.

Dlaczego przeprowadza się audyt?

Audyt wewnętrzny powinien pełnić rolę narzędzia samokontroli, polegającego na systematycznej ocenie, czy organizacja działa zgodnie z przyjętą polityką oraz czy spełnia wymagania norm, na zgodność z którymi uzyskała certyfikację. Przed planowanym audytem certyfikującym wiele organizacji decyduje się na przeprowadzenie audytu wewnętrznego w celu oceny gotowości do audytu zewnętrznego oraz identyfikacji obszarów wymagających poprawy.

 

Inne przesłanki do realizacji audytu wewnętrznego to m.in.: wdrożenie nowego produktu lub znacząca zmiana w ofercie firmy; chęć oceny skuteczności działań korygujących po wcześniejszych niezgodnościach; sytuacje kryzysowe w organizacji, wymagające oceny ryzyk i wdrożonych mechanizmów kontrolnych.

 

Najważniejsze cele audytu wewnętrznego:

 

  • ocena zgodności działalności organizacji z przyjętymi założeniami i wymaganiami norm;
  • doskonalenie procesów i poprawa ich efektywności;
  • identyfikacja niezgodności i wdrożenie działań korygujących;
  • wskazanie obszarów, w których konieczne są szkolenia lub podniesienie kompetencji personelu;
  • zwiększenie poziomu bezpieczeństwa organizacyjnego.

Zakres audytu obejmuje:

 

  • System – ocena skuteczności i efektywności wdrożonego systemu zarządzania, w tym zgodności z wymaganiami norm ISO lub regulacji wewnętrznych;
  • Wyroby/usługi – w przypadku organizacji produkcyjnych lub usługowych, audyt obejmuje ocenę jakości oferowanych produktów lub usług względem przyjętych standardów branżowych;
  • Procesy – weryfikacja poprawności realizacji procesów kluczowych, takich jak zarządzanie zespołem, BHP, ochrona środowiska, zgodność prawna czy zarządzanie ryzykiem.

Szczegółowy zakres audytu wewnętrznego jest dostosowywany do konkretnej sytuacji i potrzeb organizacji. Najczęściej realizowanym audytem jest audyt wewnętrzny zgodny z ISO 9001, będący elementem systemu zarządzania jakością. Firmy posiadające certyfikat ISO lub ubiegające się o jego uzyskanie są zobowiązane do regularnej weryfikacji zgodności działania z wymaganiami normy, jako element systemu ciągłego doskonalenia.

Audyt wewnętrzny ‒ przykład, jak może przebiegać w firmie produkcyjnej

Załóżmy, że mamy do czynienia z przedsiębiorstwem produkującym komponenty motoryzacyjne. Procedura audytu wewnętrznego w firmie produkcyjnej może przebiegać według następujących etapów:

 

  • określenie celów i zakresu audytu;
  • ustalenie terminu i harmonogramu realizacji audytu;
  • przeprowadzenie audytu: obserwacja procesów, przegląd dokumentacji, wywiady z pracownikami na różnych szczeblach organizacyjnych; na tym etapie identyfikowane są ewentualne niezgodności lub obszary do doskonalenia;
  • opracowanie raportu z audytu, zawierającego ustalenia, wnioski i rekomendacje;
  • wdrożenie działań korygujących lub usprawniających;
  • ocena skuteczności wprowadzonych zmian.

O przykładowy przebieg audytu wewnętrznego można poprosić firmę, której planujesz powierzyć realizację tego zadania. Bez ujawniania poufnych danych może ona zaprezentować Ci schemat postępowania oraz zakres audytu, bazując na doświadczeniach z podobnych projektów.

Kryteria audytu

Jeśli audyt polega na ocenie działań realizowanych w organizacji, niezbędne jest odniesienie się do określonych kryteriów, czyli konkretnych wytycznych, względem których oceniane są procesy. Mogą to być m.in. wymagania norm systemów zarządzania – na przykład ISO 9001 lub ISO 14001 – w przypadku audytu wewnętrznego.

 

Profesjonalny audyt powinien być przeprowadzany zgodnie z uznanymi zasadami audytowania, takimi jak:

  • rzetelność,
  • uczciwość,
  • obiektywizm,
  • staranność,
  • poufność,
  • niezależność,
  • oparcie ustaleń na dowodach audytowych.

Przykładowe pytania audytowe

Można powiedzieć, że audyt to proces zadawania pytań i poszukiwania na nie odpowiedzi. Lista pytań audytowych nie ma charakteru uniwersalnego – powinna być każdorazowo dostosowana do specyfiki audytowanej jednostki oraz do założonych celów audytu. Jej opracowanie należy do audytora, który przygotowuje pytania uwzględniając profil organizacji oraz aktualne wymagania norm, z uwzględnieniem ich nowelizacji.

 

Przykładowe pytania audytowe dla zakładu produkcyjnego:

 

  • Jakie zmiany organizacyjne lub procesowe zaszły od ostatniego audytu?
  • Jak przebiega proces przeglądów technicznych maszyn i urządzeń?
  • Jakie elementy zawiera dokumentacja systemowa prowadzona w firmie?
  • Kto odpowiada za wdrażanie i nadzór nad systemami zarządzania w organizacji?
  • W jakich szkoleniach uczestniczą pracownicy i jak są one dokumentowane?

Oczywiście, są to jedynie przykłady pytań, które warto uwzględnić w planie audytu. Zaleca się stosowanie pytań otwartych, rozpoczynających się od: „jak”, „co”, „kto”, „ile”, ponieważ umożliwiają uzyskanie pogłębionych, jakościowych informacji, w przeciwieństwie do pytań zamkniętych typu „czy” lub „dlaczego”.

 

Dobry audytor przygotowuje listę pytań przed rozpoczęciem audytu, aby zapewnić logiczną strukturę rozmowy audytowej, uniknąć pominięcia istotnych zagadnień oraz ułatwić późniejsze opracowanie raportu z audytu.

Raport z audytu ‒ przykład

Podsumowaniem całej procedury audytowej jest raport z audytu wewnętrznego, który przekazuje się osobom decyzyjnym w organizacji. Jak prawidłowo sporządzić taki dokument? Powinien on zawierać przede wszystkim wyniki audytu, wnioski wynikające z przeprowadzonej analizy oraz rekomendacje dotyczące działań usprawniających i doskonalących system zarządzania.

 

Całością procesu zarządza audytor wewnętrzny, którego zadania i wymagane kompetencje opisaliśmy szczegółowo w osobnym artykule. Jeśli w organizacji nie ma osoby przeszkolonej w zakresie prowadzenia audytów wewnętrznych, nadal możliwe jest ich przeprowadzenie. Wystarczy nawiązać współpracę z wyspecjalizowaną firmą zewnętrzną, która zrealizuje audyt oraz przygotuje szczegółowy i rzetelny raport końcowy.

 

Przykładem takiego partnera jest WISO Group. Skontaktuj się z nami – chętnie przeprowadzimy audyt wewnętrzny w Twojej organizacji, profesjonalnie i obiektywnie, w oparciu o aktualne normy ISO oraz obowiązujące przepisy prawne.

Przykładowe pytania audytowe dla zakładu produkcyjnego:

  • Jakie zmiany organizacyjne lub procesowe zaszły od ostatniego audytu?
  • Jak przebiega proces przeglądów technicznych maszyn i urządzeń?
  • Jakie elementy zawiera dokumentacja systemowa prowadzona w firmie?
  • Kto odpowiada za wdrażanie i nadzór nad systemami zarządzania w organizacji?
  • W jakich szkoleniach uczestniczą pracownicy i jak są one dokumentowane?

Oczywiście, są to jedynie przykłady pytań, które warto uwzględnić w planie audytu. Zaleca się stosowanie pytań otwartych, rozpoczynających się od: „jak”, „co”, „kto”, „ile”, ponieważ umożliwiają uzyskanie pogłębionych, jakościowych informacji, w przeciwieństwie do pytań zamkniętych typu „czy” lub „dlaczego”.

 

Dobry audytor przygotowuje listę pytań przed rozpoczęciem audytu, aby zapewnić logiczną strukturę rozmowy audytowej, uniknąć pominięcia istotnych zagadnień oraz ułatwić późniejsze opracowanie raportu z audytu.

Chcesz dowiedzieć
się więcej?

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Napisz lub zadzwoń, by poznać szczegóły współpracy.





    WISO, członek zespołu, Martyna

    Najczęściej zadawane pytania

    Jakie są ramy ISO dla audytu wewnętrznego?

    Ramy postępowania w zakresie audytów wewnętrznych systemów zarządzania określa norma ISO 19011:2018 – międzynarodowy standard zawierający szczegółowe wytyczne dotyczące planowania, prowadzenia, dokumentowania i doskonalenia audytów wewnętrznych oraz kwalifikacji audytorów.

    Norma ISO 19011:2018 ma zastosowanie do audytów wszystkich typów systemów zarządzania opartych na normach ISO (np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 27001) i wspiera organizacje w realizacji audytów w sposób systematyczny, obiektywny i skuteczny, zgodnie z zasadami przejrzystości, rzetelności i bezstronności.

    Audyt wewnętrzny systemu zarządzania może być prowadzony zarówno przez pracownika organizacji (audytora wewnętrznego), jak i przez audytora zewnętrznego działającego na zlecenie, pod warunkiem posiadania odpowiednich kompetencji, wiedzy, umiejętności oraz doświadczenia w zakresie audytowania zgodnie z wymaganiami normy ISO 19011:2018.

    Chociaż posiadanie formalnego certyfikatu audytora wewnętrznego ISO nie jest obligatoryjne według normy, często stanowi potwierdzenie spełnienia wymagań kompetencyjnych i jest zalecane jako dobra praktyka.

    Kluczowym wymaganiem dla audytora jest zachowanie niezależności i bezstronności – audytor nie może oceniać obszaru, za którego funkcjonowanie odpowiada lub ma na niego bezpośredni wpływ. Ma to na celu zapewnienie wiarygodności, rzetelności i obiektywności wyników audytu.

    Audytor wewnętrzny powinien kierować się zasadami audytowania określonymi w ISO 19011:2018, takimi jak: etyczne postępowanie, uczciwość, należyta staranność zawodowa, poufność, niezależność i oparta na faktach ocena zgodności.

    Audyt wewnętrzny to niezależna, obiektywna i systematyczna ocena funkcjonowania systemu zarządzania w organizacji, prowadzona przez uprawnionych audytorów wewnętrznych. Jego celem jest weryfikacja zgodności z wymaganiami przyjętej normy (np. ISO 9001, ISO 14001), wymaganiami wewnętrznymi organizacji, obowiązującymi przepisami oraz identyfikacja możliwości doskonalenia. Audyt wewnętrzny często pełni również funkcję przygotowawczą przed audytem zewnętrznym, w tym auditem certyfikującym.

    Audyt ISO to szersze pojęcie, które odnosi się do każdego rodzaju audytu systemu zarządzania realizowanego zgodnie z wymaganiami norm ISO. Może obejmować:

     

    • Audyt wewnętrzny – realizowany przez organizację na potrzeby własne;
    • Audyt drugiej strony – realizowany przez klienta lub na jego zlecenie w celu oceny dostawcy;
    • Audyt trzeciej strony (certyfikacyjny) – prowadzony przez niezależną i bezstronną jednostkę certyfikującą w celu uzyskania lub utrzymania certyfikatu zgodności z daną normą ISO.

    Audyt wewnętrzny i kontrola wewnętrzna to dwa odrębne, choć wzajemnie powiązane mechanizmy wspierające skuteczne zarządzanie organizacją oraz zapewnienie zgodności z wymaganiami prawnymi i normatywnymi.

    Kontrola wewnętrzna to system polityk, procedur, zasad i mechanizmów zapobiegawczych oraz detekcyjnych wdrożonych w organizacji w celu zapewnienia realizacji celów operacyjnych, finansowych, zgodności z przepisami prawa, normami oraz wymaganiami klientów. Stanowi ona integralną część systemu zarządzania ryzykiem i jest wdrażana przez kierownictwo oraz personel operacyjny.

    Audyt wewnętrzny natomiast to niezależna, systematyczna i udokumentowana działalność oceniająca, prowadzona w celu przeglądu skuteczności i efektywności działania systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz ładu organizacyjnego. Jego zadaniem jest identyfikacja obszarów wymagających doskonalenia oraz formułowanie rekomendacji mających na celu wzmocnienie skuteczności zarządzania i poprawę procesów organizacyjnych.

    Audyt wewnętrzny powinien być prowadzony w sposób bezstronny, według uznanych standardów audytowania – m.in. zgodnie z normą ISO 19011.

    Zobacz także:

    jak zminimalizować występowanie wypadków przy pracy?

    Jak System Zarządzania BHP ISO 45001 pomaga minimalizować ryzyko wypadków w pracy?

    Jednym z najważniejszych zadań każdego pracodawcy jest troska o bezpieczeństwo osób, które zatrudnia. Z kolei poczucie bezpieczeństwa pracowników przekłada się na ich poziom zadowolenia, a co za tym idzie: jakość wykonywanych obowiązków i zaangażowanie w ich realizację. System Zarządzania BHP ISO 45001 to skuteczny sposób na to, by zmniejszyć ryzyko wypadków w miejscu pracy. Wypadek przy pracy – definicja Zacznijmy od odpowiedzi na pytania, co to jest

    Czytaj dalej
    Powrót do bloga
    Wiso

    WISO GROUP Sp. z o.o.

    ul. Rynek 29/5
    32-300 Olkusz
    NIP: 6372199840

    Usługi

    Wdrożenie Systemów Zarządzania
    Obsługa abonamentowa
    Audyt Systemowy firmy
    Szkolenia zamknięte i otwarte​
    Oferta szkoleń WISO
    Obsługa środowiskowa
    Ocena zgodności z wymaganiami prawnymi

    Produkty

    ISO 9001​
    ISO 14001
    ISO 45001
    ISO 50001
    ISO 27001
    ISO/IEC 42001
    ISO 19443
    BDO, SUP, KOBIZE

    Więcej o nas

    Polityka prywatności
    Baza Usług Rozwojowych
    Kontakt

    Wszystkie prawa zastrzeżone. Copyright 2021-23 – WISO GROUP.

    Chcesz dowiedzieć się więcej?