Kontekst organizacyjny

Dlaczego firmy powinny rozumieć swój kontekst organizacyjny i korzyści jakie z tego wynikają?

Pojawienie się pojęcia „kontekst organizacyjny” jest związane z wejściem w życie normy PN-EN ISO 9001:2015. Choć wielu z nas już wcześniej prowadziło działania ukierunkowane na rozpoznanie otoczenia organizacji to często nie uwzględniało wszystkich czynników, które mieszczą się pod pojęciem kontekstu organizacyjnego. W dobie dzisiejszych czasów liczni przedsiębiorcy nie doceniają znaczenia kontekstu organizacyjnego i poświęcają mu zbyt mało uwagi. Należy tu podkreślić, że brak właściwego określenia kontekstu organizacyjnego firmy może mieć silne przełożenie na dalsze losy organizacji i nie wykorzystanie wszystkich szans przekładających się na sukces i rozwój firmy.

W normie ISO 9000 w punkcie 2.2.3 możemy przeczytać: „Zrozumienie kontekstu organizacji jest procesem. W jego wyniku zostają określone czynniki, które wpływają na sens istnienia organizacji, cele i zdolność do zrównoważonego rozwoju. W procesie uwzględnia się czynniki wewnętrzne, takie jak wartości, kultura, wiedza i efekty działania organizacji oraz czynniki zewnętrzne, takie jak otoczenie prawne, technologiczne, konkurencyjne, rynkowe, kulturowe, społeczne i ekonomiczne.”

W normie ISO 9001 został przedstawiony szereg uwag odnoszących się do punktu 4.1 Zrozumienie organizacji i jej kontekstu. Pierwsza z nich sugeruje, że rozważając kontekst organizacyjny należy uwzględnić czynniki oraz warunki nie tylko pozytywne, ale także i te negatywne. Druga uwaga przedstawia czynniki, które ułatwiają zrozumienie zewnętrznego kontekstu organizacyjnego tj. czynniki „(…) z otoczenia prawnego, technologicznego, konkurencyjnego, rynkowego, kulturowego, społecznego, ekonomicznego, a także międzynarodowego, krajowego, regionalnego lub lokalnego”. Ostatnia, trzecia uwaga odnosi się do kontekstu wewnętrznego. Sugeruje rozważenie czynników „(…) związanych z wartościami, kulturą, wiedzą i działaniem organizacji”.

Mówiąc o kontekście organizacyjnym należy pamiętać, że dla każdej organizacji jest on inny. Bez wątpienia każda firma jest zlokalizowana w innym miejscu, posiada własny zespół pracowników, który w rozumieniu kontekstu organizacyjnego jest niepowtarzalny i w sposób unikatowy oddziałuje na funkcjonowanie firmy, dodatkowo posiada własne, unikatowe grono odbiorców usług lub wyrobów, itp. Ponadto, każda organizacja w inny sposób oddziałuje na otaczające je środowisko, czy społeczność lokalną, itd. Ze względu na fakt, że niemożliwym jest stworzenie dwóch identycznych organizacji o takich samych czynnikach zewnętrznych i wewnętrznych, które wpływają na jej funkcjonowanie, niemożliwe jest istnienie dwóch takich samych kontekstów organizacyjnych.

Wielu z nas zadaje sobie pytanie: Jakie korzyści niesie za sobą określenie kontekstu organizacyjnego? Przede wszystkim sprecyzowany kontekst organizacyjny stanowi podstawę do zarządzania ryzykiem. Tylko wtedy będziemy mogli określić strategiczne kierunki działań, które będą „szyte na miarę”, czyli idealnie dopasowane do danej firmy i jej specyfiki. Wszystko to pozwoli na wykorzystanie szans pojawiających się w otoczeniu organizacji oraz minimalizację lub całkowite wyeliminowanie skutków negatywnych czynników przekładających się na działalność firmy.

Jednakże należy pamiętać, że określenie samego kontekstu organizacyjnego nie jest wystarczające dla uzyskania prawidłowości procesu. W przypadku tego pojęcia nie można mówić o działaniach jednorazowych. Kontekst organizacyjny powinien być stale monitorowany, a zidentyfikowane czynniki przeglądane pod kątem ich aktualności i zasadności. Co to oznacza? Przedsiębiorca musi być czujny i dostrzegać wszystkie zmiany w otoczeniu, które wpływają na działalność firmy. Dopiero wszystko to pozwoli na zapewnienie sukcesu w zakresie wykorzystania w przypadku pozytywnych lub minimalizacji skutków w przypadku negatywnych czynników zewnętrznych oraz wewnętrznych wpływających na funkcjonowanie organizacji.